Obywatelska kontrola wewnętrzna działań UMK jego jednostek.

Projekt odrzucony: Wynik weryfikacji merytoryczno-prawnej Wniosku Na podstawie analizy zapisów par. 15 ust. 5 Regulaminu budżetu obywatelskiego (zwanego dalej Regulaminem), w wyniku przeprowadzonej weryfikacji merytoryczno–prawnej, opiniuje się negatywnie wniosek dot. ogólnomiejskiego projektu pn. „Obywatelska kontrola wewnętrzna działań UMK jego jednostek” (pisownia oryginalna). Kryterium oceny: Zgodnie z par. 17 ust. 6 Regulaminu, nie mogą być realizowane projekty, które naruszałyby obowiązujące przepisy prawa. W przypadku wniosku pn. „Obywatelska kontrola wewnętrzna działań UMK jego jednostek” (zwanego dalej Wnioskiem), kryterium oceny stanowi Art. 44 ust. 2 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. 2009 nr 157 poz. 1240), zgodnie z którym wydatki publiczne powinny być dokonywane: „1. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów […]”; Uzasadnienie odrzucenia Wniosku: Potencjalne naruszenie zasady celowości i oszczędności (1): Wniosek zawiera propozycję, aby w wyniku wykonanej kontroli (tj. płatnej usługi wykonanej przez renomowaną firmę audytorską), beneficjenci projektu otrzymali następujące informacje: „1) cele i zadania komórek organizacyjnych (referatów); 2) przepisy prawne dotyczące działania komórek organizacyjnych; 3) wyniki wcześniej przeprowadzonych audytów lub kontroli; 4) wyniki wcześniej dokonywanych ocen adekwatności, efektywności i skuteczności systemów kontroli, w tym kontroli finansowej; 5) wewnętrzne i zewnętrzne czynniki ryzyka mające wpływ na realizację celów komórek organizacyjnych, samodzielnych stanowisk pracy. 6) liczbę, rodzaj i wielkość dokonywanych operacji finansowych; 7) możliwość dysponowania przez Urząd lub jednostki organizacyjne Gminy środkami pochodzącymi ze źródeł zagranicznych, w tym środkami pomocowymi i strukturalnymi Unii Europejskiej, ze szczególnym uwzględnieniem wymogów dawcy, 8) liczbę i kwalifikacje pracowników komórek organizacyjnych Urzędu lub jednostek organizacyjnych Gminy, jak również przedstawione przez nich uwagi i spostrzeżenia; 9) działania komórek organizacyjnych, które mogą wpływać na opinię publiczną; 10) sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z wykonania budżetu”. Zdaniem Zespołu Audytu Wewnętrznego, poddanie Wniosku (w jego obecnym kształcie) pod głosowanie mieszkańców oraz ewentualny zakup tak zdefiniowanej usługi stanowi potencjalne naruszenie zasad celowości i oszczędności, ponieważ: Ad 1. Cele i zadania komórek organizacyjnych wraz z planowaną i wykonaną liczbą produktów, wskaźnikami efektywności oraz planowanymi i wykonanymi wydatkami są dostępne zarówno w systemie informatycznym (wspomagającym planowanie i realizację zadań budżetowych) oraz w dedykowanej hurtowni danych. Zdaniem Zespołu Audytu Wewnętrznego, zamiast płacić za ich prezentację audytorowi – wystarczy dane te udostępnić mieszkańcom. Ad 2. Przepisy wewnętrzne, tj. uchwały Rady Miasta Krakowa oraz Zarządzenia Prezydenta Miasta Krakowa są dostępne w Biuletynie Informacji Publicznej Miasta (zwanym dalej BIP). Zdaniem Zespołu Audytu Wewnętrznego, nie należy płacić za ich prezentację firmie audytorskiej. Ad 3. Wyniki audytów oraz kontroli są udostępnione na stronach BIP. Zdaniem Zespołu Audytu Wewnętrznego, nie należy płacić za ich prezentację firmie audytorskiej. Ad 4. Sprawozdania finansowe Gminy Miejskiej Kraków są corocznie badane przez biegłego rewidenta wybieranego w postępowaniu konkurencyjnym. Badanie obejmuje prócz oceny wiarygodności sprawozdania także ocenę kontroli zarządczej głównie w obszarze finansów. Ad 5. W Urzędzie Miasta Krakowa, każde zadanie budżetowe i każdy projekt posiada rejestr zidentyfikowanych i ocenionych ryzyk (tj. rejestr wewnętrznych i zewnętrznych czynników mających wpływ na realizację celów), które to ryzyka posiadają również zaplanowane działania dla ich ograniczenia. Zdaniem Zespołu Audytu Wewnętrznego, nie należy płacić za ich prezentację firmie audytorskiej, gdyż poza ryzykami dotyczącymi bezpieczeństwa informacji mogą one zostać udostępnione zainteresowanym mieszkańcom. Ad 8. Liczba i kwalifikacje pracowników komórek organizacyjnych Urzędu lub jednostek organizacyjnych Gminy, […]. Zdaniem Zespołu Audytu Wewnętrznego, ww. dane mogą przedstawić służby kadrowe UMK oraz miejskich jednostek organizacyjnych; nie należy płacić za ich prezentację firmie audytorskiej. Ad 10. Sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z wykonania budżetu są udostępnione na stronach BIP Miasta. Zdaniem Zespołu Audytu Wewnętrznego, nie należy płacić za ich prezentację firmie audytorskiej. Potencjalne naruszenie zasad celowości i oszczędności (2): Wniosek zawiera poniższą, otwartą listę zagrożeń, które mogą mieć wpływ na zdolność Magistratu do osiągania celów, które to zagrożenia Wnioskodawca planuje zlecić do badania zewnętrznej firmie audytorskiej, tj.: 1.„działania niezgodne z prawem, 2.niewiarygodne dane finansowe, 3.nieefektywność, marnotrawstwo środków, 4.nieprzejrzystość, 5.podatność na korupcję, 6.niezadowolenie mieszkańców. To tylko zarys prac, które chcemy zlecić ww. firmie […]”. Zdaniem Zespołu Audytu Wewnętrznego, poddanie Wniosku (w jego obecnym kształcie) pod głosowanie mieszkańców stanowi potencjalne naruszenie zasad celowości i oszczędności, ponieważ ogólny i niejednoznaczny opis przedmiotu zamówienia nie wystarcza, aby na jego podstawie przygotować dokumentację przetargową spełniającą wymagania prawa o zamówieniach publicznych. Zdaniem Zespołu Audytu Wewnętrznego, organizując postępowanie przetargowe (w przypadku tego Wniosku: na kwotę 1,4 mln PLN) należy klarownie i jednoznacznie sformułować przedmiot zamówienia, zakres prac do wykonania oraz wymagania dotyczące dokumentowania i odbioru pracy (bowiem jest ryzyko, że w odpowiedzi na mało precyzyjne zamówienie publiczne, beneficjanci projektu otrzymają ogólnikowy raport z kontroli, którego odbioru nie będzie można odmówić). Potencjalne naruszenie zasad celowości i oszczędności (3): regularną kontrolą działań Miasta (w zakresie pokrywającym się z obecną treścią Wniosku) zajmują się liczne powołane w tym celu organy zewnętrzne (biegły rewident, Najwyższa Izba Kontroli, Regionalna Izba Obrachunkowa, Komisja Rewizyjna Rady Miasta Krakowa, podmioty certyfikujące zintegrowany system zarządzania jakością) oraz wewnętrzne komórki organizacyjne UMK (Zespół Audytu Wewnętrznego, Wydział Kontroli UMK, audytorzy norm ISO 9001 oraz ISO 27001). Zdaniem Zespołu Audytu Wewnętrznego, poddanie Wniosku (w jego obecnym zarysie, który nie uwzględnia wyników niezależnych badań kontrolnych) pod głosowanie mieszkańców potencjalnie sankcjonowałoby powtórny zakup już wykonanych usług (przez ww. podmioty). Potencjalne naruszenie zasady optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów (1): Wniosek zawiera propozycję powołania społecznego zespołu złożonego z mieszkańców, który to zespół winien zidentyfikować słabe ogniwa w funkcjonowaniu Magistratu. Zdaniem Zespołu Audytu Wewnętrznego, praca takiego zespołu – jeżeli miałaby efektywnie służyć celowi optymalizacji funkcjonowania Miasta - powinna być moderowana przez niezależnych ekspertów z zakresu funkcjonowania jednostek samorządu terytorialnego, a wyniki prac winny zostać następnie poddane analizie pod kątem różnorodnych wymagań stawianych Gminie. Zdaniem Zespołu Audytu Wewnętrznego, poddanie Wniosku (w jego obecnym kształcie, który nie przewiduje tego rodzaju moderacji) pod głosowanie mieszkańców oraz ew. zakup takiej usługi stanowi potencjalne naruszenie zasady optymalnego doboru metody, ponieważ zarządzanie w sektorze samorządowym jest bardzo złożone, a różnorodne wymagania i ograniczenia prawne często nie pozwalają na „zdroworozsądkowe” rozwiązania. Współpraca z Wnioskodawcą na rzecz dokonania modyfikacji Wniosku W dniu 16.07.2021 Zespół Audytu Wewnętrznego UMK (tj. komórka organizacyjna UMK właściwa do dokonania weryfikacji merytoryczno-prawnej Wniosku) przekazał Wnioskodawcy (pocztą elektroniczną) ww. zastrzeżenia do zawartości merytorycznej Wniosku oraz poinformował o potrzebie dokonania jego uzupełnień i modyfikacji. Zespół Audytu Wewnętrznego zaproponował również spotkanie (bezpośrednie lub w formule zdalnej) celem wspólnego wypracowania takiej treści wniosku, która spełniałaby wymagania. W dniu 18.07.2021 Wnioskodawca podtrzymał (komunikując się poprzez pocztę elektroniczną z Zespołem Audytu Wewnętrznego) wolę utrzymania Wniosku w dotychczasowej postaci.