Pytania i odpowiedzi

SKŁADANIE WNIOSKÓW

 

OGÓLNODOSTĘPNOŚĆ

 

1. Na czym polega ogólnodostępność projektu zgłaszanego w ramach budżetu obywatelskiego?

Ogólnodostępność zadania polega na możliwości skorzystania z jego rezultatów szerokiemu gronu odbiorców (dzieciom, młodzieży, dorosłym, seniorom, osobom z niepełnosprawnościami). Przez ogólnodostępność należy rozumieć nieodpłatną możliwość korzystania z danego projektu (np. zajęcia sportowe, taneczne, biegowe) realizowanego w przestrzeni publicznej na terenie gminnym przez wszystkich mieszkańców Miasta.

2. Czy jakiś typ wniosków może lepiej spełniać kryterium ogólnodostępności na terenie szkoły/przedszkola?

Wnioski związane z inwestycjami zewnętrznymi dotyczące np. infrastruktury sportowej czyli budowa, boiska, bieżni, placów zabaw przy szkołach mają większą szansę na spełnienie wymaganego kryterium ogólnodostępności niż ewentualne remonty i doposażenia pomieszczeń wewnątrz zamkniętych obiektów oświatowych. Ostateczna decyzja o możliwości ewentualnego udostępniania planowanych efektów realizacji zadania, a tym samym zgoda na realizację projektu zawsze leży po stronie Dyrekcji jednostki.

 

KOSZTORYS

 

3. Kto sporządza i ponosi koszty opracowania i wykonania dokumentacji projektowo-kosztorysowej inwestycji w ramach projektu zgłoszonego przez mieszkańców oraz zajmuje się jego wykonaniem?

Koszt dokumentacji projektowej  musi zostać uwzględniony w kwocie zgłaszanego projektu.  Dokumentację projektową sporządza Wykonawca (biuro projektowe) wyłoniony na podstawie przeprowadzonego postępowania zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych.

4. Jak obliczyć koszt składanego projektu?

Wnioskodawca podaje jedynie koszt szacunkowy na podstawie zamieszczonego na stronie BO cennika. Podanie kosztów realizacji nie jest obowiązkowe. Weryfikacji kosztów dokonują pracownicy jednostki oceniającej projekt. W przypadku weryfikacji i konieczności zmiany kwoty projektu BO, pracownik dokonujący weryfikacji każdorazowo kontaktuje się z Wnioskodawcą.

5. Dlaczego moja wycena, sporządzona na podstawie miejskiego cennika BO, w trakcie weryfikacji ulega podwyższeniu?

Każdy wniosek podlega szczegółowej analizie pod kątem możliwości realizacji i zakresu niezbędnego do wykonania, w tym również weryfikacji pod kątem kwalifikacji zadania jako remontu lub inwestycji. W przypadku zaliczenia wniosku jako inwestycji koniecznym jest opracowanie dokumentacji projektowej wraz z uzgodnieniami, co podnosi koszt realizacji. Podwyższenie kwoty może wynikać również z konieczności budowy odwodnienia, oświetlenia czy przebudowy/zabezpieczenia sieci uzbrojenia podziemnego. Każdy projekt rozpatrywany jest indywidualnie. W sytuacji przekroczenia limitu koniecznym jest modyfikacja wniosku tak, by koszt mieścił się  w limicie kwoty przydzielonej na realizację projektu BO oraz co ważne, w przypadku ograniczenia zakresu projektu, stanowił on spójną całość, możliwą do realizacji.

6. Jaki rodzaj kosztów należy uwzględnić podczas planowania imprezy plenerowej o charakterze lokalnym?

Oprócz kosztów merytorycznych (programowych) związanych z występami artystycznymi (m.in. honoraria artystów, prowadzących warsztaty, konferansjera, opłaty do ZAIKS), konieczne jest zabezpieczenie środków na obsługę techniczną wydarzenia, wynajem sceny i nagłośnienia oraz wynajęcie zaplecza sanitarnego i ochrony. W przypadku kalkulacji kosztów obsługi technicznej i wynajmu nagłośnienia brać trzeba pod uwagę wymagania występujących artystów. Najlepiej planować wydatki na ten cel w oparciu o przekazane przez wykonawców ridery techniczne. Dodatkowo należy pamiętać o zaplanowaniu budżetu na działania promocyjne – w zależności od docelowej grupy odbiorców wydarzenia może to być np. ekspozycja plakatów w przestrzeni miejskiej lub zakup reklam w popularnych mediach społecznościowych.

 

PROJEKT

 

7. O czym warto pamiętać pisząc projekt w ramach budżetu obywatelskiego?

Wnioskodawca powinien zapoznać się z zadaniami już realizowanymi przez miasto, aby uniknąć powielania zakresu działań. Przykładowo zgłoszone projekty, które będą obejmowały zakres aktualnej oferty sportowej dla mieszkańców, będą weryfikowane odmownie.
Kolejnym błędem często występującym w składanych projektach jest brak wskazania dokładnego miejsca realizacji zadania (nazwa obiektu, opis konkretnego miejsca) oraz brak wskazania grup docelowych odbiorców zadania. Wnioskodawca powinien umożliwić zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców zgodnie z zasadami proporcjonalności i przejrzystości. Współpraca przy realizacji projektu powinna odbywać się na zasadach: pomocniczości, suwerenności stron, partnerstwa, efektywności, uczciwej konkurencji i jawności. Warto zaznaczyć, że na podstawie art. 47 rodz. 5 ustawy o finansach publicznych „podmiot wnioskujący o przyznanie środków publicznych na realizację wyodrębnionego zadania powinien przedstawić ofertę wykonania zadania zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, gwarantującą wykonanie zadania w sposób efektywny, oszczędny i terminowy” .

8. Czy mogę złożyć projekt dzielnicowy poza dzielnicą mojego zamieszkania?

Tak, projekty dzielnicowe każdy mieszkaniec miasta może złożyć w wybranej przez siebie dzielnicy, ale na liście poparcia muszą znaleźć się podpisy mieszkańców danej dzielnicy. Dopiero na etapie głosowania będzie można wybierać tylko spośród propozycji w dzielnicy zamieszkania.

9. Co jest niezbędne, aby wniosek był kompletny?

Do zgłoszenia Wnioskodawca dołącza listę poparcia dla projektu, podpisaną przez co najmniej 15 mieszkańców dzielnicy – w przypadku projektów dzielnicowych lub 15 mieszkańców miasta – w przypadku projektów ogólnomiejskich. Internetowa platforma budżetu obywatelskiego po złożeniu propozycji zadania automatycznie generuje listę poparcia dla danego projektu. Należy ją wydrukować i zebrać wymaganą liczbę podpisów.

10. Jak wygląda obecnie kwestia dostarczenia list poparcia dla danego projektu?

Zgodnie z zapisami Uchwały Nr LI/1410/21 Rady Miasta Krakowa z dnia 13 stycznia 2021 r. w sprawie Regulaminu budżetu obywatelskiego Miasta Krakowa, Wnioskodawca dołącza w terminie 10 dni od dnia złożenia projektu listę poparcia dla projektu, podpisaną przez co najmniej 15 mieszkańców Dzielnicy, której dotyczy projekt lub mieszkańców miasta dla projektów ogólnomiejskich.

Dodatkowe informacje dotyczące konieczności uzupełniania list poparcia będą przekazywane Wnioskodawcom korespondencją mailową i/lub telefonicznie.

11. Jakie są kwoty minimalne i maksymalne na zadania w tegorocznej edycji budżetu obywatelskiego?

Koszt realizacji jednego projektu ogólnomiejskiego nie może być niższy niż 25 tys. zł oraz wyższy niż 1,52 mln zł. W przypadku projektów dzielnicowych minimalna wartość zgłoszonego projektu to 2,5 tys. zł, natomiast kwoty maksymalne są różne w każdej z dzielnic – znajdziesz je TUTAJ.

12. Czy patrole Policji mogą się odbywać we wskazanych przez projektodawcę godzinach oraz po wyznaczonych trasach?

Godziny oraz trasy patroli ustalane są przez Policję po przeprowadzeniu analizy stanu bezpieczeństwa danego rejonu. Projektodawca może wskazać proponowaną ilość patroli w danej dzielnicy (uwzględniając stawkę wskazaną w cenniku budżetu obywatelskiego).

13. Opisałem/am swój projekt. Czy mam również wskazać kto go będzie zrealizować?

Nie. Nie wskazuj potencjalnego wykonawcy zadania ani trybu jego wyłonienia. Projekty wybrane przez mieszkańców będą realizowane przez właściwą jednostkę, a wykonawcy będą wyłaniani zgodnie z obowiązującymi procedurami np. w drodze przetargu czy konkursu.

14. Wycofałem/am swój projekt. Czy mogę go przywrócić?

Nie. Wycofanego projektu nie można przywrócić.

15. Czy mogę zgłosić projekt jako organizacja pozarządowa?

Nie. Projekt może zgłosić wyłącznie osoba fizyczna.

16. Gdzie mogę uzyskać informację, jeszcze przed złożeniem projektu, o możliwości jego realizacji?

Informację na temat możliwości realizacji można uzyskać dzwoniąc pod numery podane do konsultacji z daną jednostką miejską lub Wydziałem/Biurem Urzędu Miasta Krakowa. Numery znajdziesz TUTAJ.

17. Na jakim etapie po złożeniu projektu mogę uzyskać informację o możliwości jego realizacji? Czy dane zadanie da się wykonać?  

Na etapie analizowania projektu,  jednostka weryfikująca występuje w pierwszej kolejności do innych jednostek miejskich/Wydziałów UMK lub działów merytorycznych o właściwe opinie wydawane zgodnie z kompetencjami i na ich podstawie ocenia możliwość pozytywnej weryfikacji. W przypadku konieczności modyfikacji wniosku, tak by możliwa była jego realizacja, Wnioskodawca każdorazowo zostanie powiadomiony mailowo i telefonicznie.

18. Czy można wybudować chodnik w danym miejscu? Czy można wybudować parking w danym miejscu? Czy można wybudować oświetlenie  w danym miejscu?

To najczęściej zadawane pytania podczas dyżurów i konsultacji, jeżeli chodzi o infrastrukturę drogową.  Dotyczą one zazwyczaj bardzo konkretnych tematów/propozycji/lokalizacji. Każdy z nich musi zostać poddany osobnej analizie, pod kątem własności terenu, zgodności z zapisami miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego czy kolizji z innymi inwestycjami. Realizacja musi być zgodna z przepisami prawa (obowiązującymi ustawami). Celem podjęcia ostatecznej decyzji co do oceny konieczne są zazwyczaj opinie cząstkowe  innych jednostek miejskich/Wydziałów UMK. Dlatego nie da się sformułować jednej i ogólnej odpowiedzi. Każdy projekt jest rozpatrywany indywidualnie.

19. Jakie materiały biblioteczne można zakupić w ramach zadania?

W ramach zadania można zakupić: tradycyjne książki, audiobooki (książki mówione), książki z dużym drukiem ułatwiającym czytanie, gry planszowe, dokumenty elektroniczne, kody dostępu do platform udostępniających e-booki. Można również zamówić prenumeratę prasy.

20. Jak zaplanować wydarzenie  kulturalne i jego kosztorys?

Mając pomysł na organizację danego wydarzenia, warto już na samym początku skontaktować się z najbliżej położoną instytucją kultury. Jest to niezwykle istotne z uwagi na różnorodność działań jakie należy podjąć, by umożliwić realizację danego pomysłu. Trzeba wziąć pod uwagę dostępną infrastrukturę, zaplecze techniczne, wymagane zgody i licencje, itp., które następnie rzutują na kosztorys wydarzenia. Np. planując koncert, należy wziąć pod uwagę nie tylko honorarium wykonawcy, ale i koszty obsługi wydarzenia, jego promocji, czy opłat do ZAiKS-u. Każde wydarzenie jest inne, a jego wcześniejsze przeanalizowanie z osobą mającą doświadczenie w tym zakresie ułatwia poprawne napisanie projektu i pomaga uniknąć nieprzewidzianych problemów na etapie oceny merytoryczno-prawnej.

21. W swoim projekcie chcę uwzględnić organizację cyklu warsztatów lub zajęć edukacyjno-kulturalnych. Na co zwrócić szczególną uwagę planując tego typu aktywność? 

Najważniejszym elementem i podstawą jest pomysł na warsztaty lub zajęcia oraz jasno określona grupa docelowa. Posłużmy się przykładem popularnych w Krakowie, Klubów Rodziców. Chcąc zorganizować zajęcia dedykowane najmłodszym dzieciom w wieku 0-3 lata oraz ich rodzicom lub opiekunom należy przede wszystkim wybrać rodzaj i zakres zajęć. Mogą to być np. spotkania ze specjalistami (położną, pediatrą, logopedą, ratownikiem medycznym itp.), warsztaty podnoszące rodzicielskie kompetencje i umożliwiające wymianę doświadczeń, zajęcia ogólnorozwojowe dla najmłodszych (np. umuzykalniające, multisensoryczne), w których uczestniczą dzieci wraz z rodzicami/opiekunami, czy zajęcia rekreacyjne dla kobiet w ciąży (m.in. pilates, joga). W kolejnym etapie należy uwzględnić osobę prowadzącą – edukatora kulturalnego, który musi posiadać odpowiednie wykształcenie oraz doświadczenie, najlepiej potwierdzone właściwymi certyfikatami. Ważnym elementem są również materiały dydaktyczne, które będą niezbędne do przeprowadzenia zajęć. Warto pamiętać, iż na etapie planowania zawsze można zwrócić się do wybranej instytucji kultury, której pracownicy odpowiedzą na wszystkie pytania i pomogą dopracować niezbędne szczegóły.

22. Czy na terenie szkoły/przedszkola jest możliwość zrealizowania projektu z budżetu obywatelskiego?

Podstawowym wymogiem realizacji zadania z budżetu obywatelskiego na terenie jednostek oświatowych jest przedstawienie przez Dyrekcję danej szkoły/przedszkola wyraźnej oraz pisemnej gotowości do współpracy w formie oświadczenia.

23. Dlaczego projekt może zostać odrzucony w związku z przekroczeniem limitu finansowego skoro dotyczy jedynie niewielkiego zakresu prac (np. przebudowy schodów zewnętrznych i wykonania dodatkowego wejścia do budynku)?

Realizacja zadania inwestycyjnego w większości przypadków może wiązać się z koniecznością uzyskania decyzji administracyjnych oraz stosownych uzgodnień. Efektem przebudowy budynku jest konieczność dostosowania go do aktualnych przepisów m.in. p.poż. co w przypadku starszych budynków, jakimi w większości są szkoły/przedszkola, niesie za sobą konieczność poniesienia dodatkowych środków kilkakrotnie przewyższających zgłoszony projekt.

24. Czy w przypadku projektu, który jest zlokalizowany na terenie szkoły/przedszkola, powinna być zgoda Dyrektora tej jednostki na jego współrealizację?

Tak. Należy załączyć oświadczenie, że Dyrektor danej jednostki wyraża zgodę na  współrealizację zadania na zarządzanym przez siebie terenie.           

25. Co to są zadania własne gminy?

Wykaz zadań własnych oraz powiatu znajdziesz TUTAJ.

26. W jakiej formie ma być ujęta promocja zadania w projekcie budżetu obywatelskiego?

W planowanym zadaniu w budżecie obywatelskim Wnioskodawca może, ująć w kalkulacji kosztów działania promocyjno –informacyjne. Powyższe działania  mogą być  prowadzone poprzez wykorzystanie różnych kanałów i narzędzi komunikacji w serwisach internetowych i mediach społecznościowych, a także z wykorzystaniem ulotek, plakatów, tablic informacyjnych.

27. Czym jest Bank Pomysłów?

To propozycja dla tych, którzy mają pomysł na lepszy Kraków, ale nie mają czasu by napisać i złożyć projekt, bądź zwyczajnie obawiają się, że nie poradzą sobie z tym tematem. Wystarczy krótko opisać zadanie, wskazać jego kategorię i miejsce realizacji. Każdy pomysł może stać się inspiracją dla innych. Bank Pomysłów to narzędzie umożliwiające zebranie pomysłów mieszkańców, które następnie są widoczne w formie mapy. Z przesłanych pomysłów skorzystać może każdy mieszkaniec. Zainteresowała Cię ta opcja? Kliknij TUTAJ.

 

REALIZACJA

 

28. Na jakich zasadach odbywa się realizacja projektów zgłoszonych przez mieszkańców?

Projekty wybrane przez mieszkańców są wprowadzane do budżetu Miasta i realizowane przez właściwą jednostkę. Ich realizacja odbywa się zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa (m.in. ustawy Prawo zamówień publicznych, ustawy o finansach publicznych). Wykonawcy wybierani są w drodze przetargu, w ramach zapytania ofertowego bądź konkursu.

29. Jakie czynniki wpływają na długość okresu realizacji danej inwestycji? Dlaczego tak długo? 

Czas niezbędny na realizację zależy przede wszystkim od rodzaju robót. W przypadku remontu dróg czy chodników nie jest wymagane przygotowanie dokumentacji projektowej, a zatem czas realizacji jest krótszy niż w przypadku budowy czy przebudowy dróg i chodników, miejsc parkingowych i oświetlenia. Zadania takie wymagają bowiem przygotowania dokumentacji projektowej z niezbędnymi uzgodnieniami i pozwoleniem na budowę, co trwa od 8 - 10 miesięcy, a następnie ogłoszenia przetargu, wyłonienia Wykonawcy, podpisania umowy oraz  realizacji robót budowlanych w terenie wraz z  odbiorem końcowym.

 

WŁASNOŚĆ TERENU

 

31. Gdzie mogę uzyskać informacje o własności terenu?

Skorzystaj z mapy własności gruntów. Mapa znajduje się pod  adresem https://msip.krakow.pl/ - należy w legendzie włączyć zakładkę: ”własności terenów” lub skorzystać ze specjalnej mapy dedykowanej budżetowi obywatelskiemu. W ten sposób możesz wstępnie zorientować się, czy na danym terenie będzie możliwa realizacja projektu w ramach budżetu obywatelskiego. Co ważne, mapa własności gruntów ma charakter poglądowy i nie może być traktowana jako ostateczne źródło informacji. Za ostateczne ustalenie stanu prawnego działki będzie odpowiedzialna właściwa jednostka weryfikująca projekt.

32. Czy jest możliwe zlokalizowanie projektu na terenach użytkowanych np. przez wspólnoty mieszkaniowe?

Nie. Projekt może być zlokalizowany terenach należących lub pozostających we władaniu Miasta.

33. Co to jest kompozycja mapowa i jak mogę ją wykorzystać przy pisaniu mojego projektu?

To rozwiązanie, które pozwala sprawdzić, czy wybrana pod realizację projektu działka jest we władaniu Miasta, bo tylko na takiej mogą być realizowane projekty. Obecnie na specjalnie dedykowanej kompozycji mapowej odznaczonych jest kolorem niebieskim około 30 000 działek. Mapa jest jedynie narzędziem pomocniczym. Możliwość realizacji projektów na wybranych działkach każdorazowo będzie sprawdzana podczas oceny merytoryczno – prawnej. Mapę znajdziesz TUTAJ.

REJESTRACJA I OBSŁUGA KONTA

 

34. Jak założyć konto na portalu?

Instrukcja zakładania konta dostępna jest TUTAJ.

35. Czy jeśli głosowałam(em) w poprzednich edycjach budżetu obywatelskiego, mogę zalogować się na te same dane?

Tak, raz założone konto jest aktywne.

36. Czy aby zarejestrować się jako użytkownik, muszę mieć adres e-mail?

Tak, aby zarejestrować się jako użytkownik portalu budzet.krakow.pl, konieczne jest posiadanie adresu e-mail.

37. Czy aby zarejestrować się jako użytkownik, muszę mieć telefon komórkowy?

Tak, wymagane jest posiadanie numeru telefonu komórkowego, na który wysyłany jest kod potrzebny przy rejestracji.

38. Dlaczego rejestracja na platformie budżet.krakow.pl w celu złożenia projektu wymaga podania adresu email i telefonu komórkowego?

Zarówno adres e-mail, jak i numer telefonu komórkowego służyć będą weryfikacji zakładanego konta. Pod podanymi adresem e-mail i numerem kontaktowym wnioskodawca powinien być dostępny. Jest to ważne na etapie weryfikacji formalnej oraz merytoryczno-prawnej, kiedy może okazać się, że skontaktowanie się z Wnioskodawcą jest konieczne do dokonania rzetelnej oceny.

Czy jeśli chcę zgłosić projekt do budżetu obywatelskiego, muszę być zarejestrowany jako użytkownik budzet.krakow.pl?

Wnioski do budżetu obywatelskiego składa się wyłącznie za pośrednictwem strony internetowej www.budzet.krakow.pl. Aby zgłosić projekt, musi Pani (Pan) być zarejestrowanym użytkownikiem portalu budzet.krakow.pl

40. Źle wybrałam(em) dzielnicę/zmieniłem numer telefonu komórkowego, czy mogę poprawić dane?

Tak, wszystkie z podanych danych można poprawić po zalogowaniu, klikając na menu po lewej stronie pozycję „Aktualizacja danych”

41. Źle wpisałam(em) dane podczas rejestracji, czy mogę je poprawić?

Tak, wszystkie z podanych danych można poprawić po zalogowaniu, klikając na menu po lewej stronie pozycję „Aktualizacja danych”

42. Nie dostałam(em) SMS-a z kodem potrzebnym do rejestracji, co mam zrobić?

Przede wszystkim proszę upewnić się, że wprowadził(a) Pan(i) poprawnie swój numer telefonu komórkowego oraz że telefon jest włączony i jest w zasięgu sieci telefonii komórkowej. Jeśli mimo to, nie otrzymuje Pan(i) SMS-a, prosimy o kontakt mailowy na adres budzetobywatelski@um.krakow.pl

43. Zapomniałam(em) hasła, co robić?

W takim przypadku można skorzystać z procedury przypomnienia hasła. Na Pani (Pana) adres e-mail, podany podczas rejestracji zostanie wysłany indywidualnie tworzony link, pozwalający na ustawienie nowego hasła.

44. Konto na mój nr PESEL jest już zarejestrowane w systemie, ale to nie ja je zarejestrowałem, co zrobić?

W przypadku, kiedy konto na dany nr PESEL jest już założone, a osoba twierdzi, że to nie ona zakładała konto, po zweryfikowaniu tożsamości możemy usunąć zarejestrowane nieprawidłowo konto wraz z oddanymi z niego głosami. Aby w tej sytuacji zweryfikować swoją tożsamość, należy pojawić się osobiście w siedzibie UMK ul. Dekerta 24, pok. 6, parter, segment B w godz. 8-15, pon-pt. z dowodem osobistym lub innym dokumentem potwierdzającym tożsamość, zawierającym nr PESEL.